Le FEC, en deux phrases
Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) est le fichier que toute entreprise française tenant une comptabilité informatisée doit pouvoir remettre à l’administration fiscale en cas de contrôle (article L47 A du Livre des procédures fiscales). Son format, 18 colonnes, est fixé par l’article A47 A-1 du même livre.
Parce que ce format est standard, il est aussi devenu un moyen pratique d’échanger des écritures entre logiciels : c’est à ce titre qu’il intéresse une boutique en ligne.
Pourquoi Shopify ne suffit pas
Shopify exporte des commandes, Shopify Payments, Stripe et PayPal exportent des transactions. Aucun ne produit d’écritures comptables : il faut encore transformer chaque vente en débit et crédit, séparer la TVA, enregistrer les encaissements, les frais et les virements, et faire en sorte que tout s’équilibre.
Sans cette étape, votre comptable reçoit des fichiers bruts et refait le travail à la main, ou se contente d’un total mensuel qui ne permet plus de retrouver une commande. Un export en écritures lui fait gagner ce temps, et vous évite des honoraires pour de la saisie.
Important : le FEC officiel de votre entreprise reste celui produit par votre logiciel comptable, pour tout l’exercice. Un export depuis vos ventes est un fichier d’import au format FEC, que votre comptable intègre dans ce logiciel.
Les écritures à générer pour une boutique
Avec le plan comptable général (PCG), une boutique en ligne a besoin de six types d’écritures :
| Mouvement | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Vente (par commande, TTC) | 411 Clients | 707 Ventes HT, 7085 Ports facturés HT, 44571 TVA collectée |
| Remboursement (avoir) | 707 / 7085 / 44571 | 411 Clients |
| Encaissement par le prestataire | 467 Prestataire (Shopify Payments, Stripe, PayPal) | 411 Clients |
| Frais de paiement | 627 Services bancaires | 467 Prestataire |
| Litige perdu | 654 Pertes sur créances | 467 Prestataire |
| Virement vers la banque | 512 Banque | 467 Prestataire |
Le compte 467 sert de compte d’attente propre à chaque prestataire : il monte avec les encaissements, baisse avec les frais et les virements. Son solde est l’argent encore détenu par le prestataire, jamais négatif. Un paiement qu’on ne parvient pas à rattacher à une commande va en 471, compte d’attente, le temps de l’identifier.
Exemple : une vente de 34,80 € encaissée par Shopify Payments
| Écriture | Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| Vente #1043 | 411000 Clients | 34,80 | |
| 707000 Ventes de marchandises | 29,00 | ||
| 445710 TVA collectée | 5,80 | ||
| Encaissement #1043 | 467100 Shopify Payments | 34,80 | |
| 411000 Clients | 34,80 | ||
| 627000 Services bancaires | 0,77 | ||
| 467100 Shopify Payments | 0,77 | ||
| Virement | 512000 Banque | 34,03 | |
| 467100 Shopify Payments | 34,03 |
Après ces trois écritures, le client (411) est soldé, le compte Shopify Payments (467100) revient à zéro, et la banque a reçu 34,03 €, exactement le montant du relevé. Chaque écriture est équilibrée, et chacune garde la référence de la commande : votre comptable peut remonter de la banque à la vente.
Les 18 colonnes du format FEC
Un fichier texte, une écriture par ligne, colonnes séparées par une tabulation ou une barre verticale, dans cet ordre :
JournalCodeJournalLibEcritureNumEcritureDateCompteNumCompteLibCompAuxNumCompAuxLibPieceRefPieceDateEcritureLibDebitCreditEcritureLetDateLetValidDateMontantdeviseIdevise
- Les dates s’écrivent
AAAAMMJJ(20261012). - Les montants utilisent la virgule décimale, sans séparateur de milliers (34,80).
- Chaque écriture (même
EcritureNum) doit être équilibrée : total des débits = total des crédits. MontantdeviseetIdeviserestent vides pour les opérations en euros.
Importer le fichier chez votre comptable
La plupart des logiciels comptables (Pennylane, Sage, Cegid, ACD…) savent importer un fichier au format FEC, en général depuis leur menu d’import d’écritures. La procédure exacte varie selon le logiciel et l’organisation du cabinet : envoyez d’abord un fichier d’un mois à votre comptable pour qu’il valide l’import.
Si son plan de comptes diffère (un 411 par plateforme, un 512 par banque, un 708 plutôt qu’un 7085), il lui suffit de faire correspondre les comptes à l’import, ou de vous indiquer les numéros à utiliser.
Les points à valider avec votre comptable
- Le taux de TVA : un export simple suppose un taux unique. Ventes à des particuliers d’autres pays de l’UE (guichet unique OSS), produits à taux réduit, ventes hors UE : à traiter avec lui.
- Le compte d’attente des prestataires : 467, 511 ou 58 selon les habitudes du cabinet.
- La date des ventes : date de commande, de paiement ou d’expédition.
- Les commandes annulées : exclues des ventes ; leurs frais de paiement éventuels sont à enregistrer à part.
- Les ventes Vinted ou entre particuliers : sans TVA si vous vendez en particulier, et souvent sans comptabilité à tenir.
Le test gratuit de Lucralba génère ces écritures à partir de vos exports Shopify, Shopify Payments, Stripe, PayPal ou Vinted, avec la balance par compte pour vérifier les totaux, et un fichier FEC prêt à envoyer. Il s’appuie sur le rapprochement des versements pour n’enregistrer que des encaissements réellement rattachés à une commande.