Pourquoi le virement ne correspond jamais aux ventes
Shopify affiche 4 200 € de ventes sur le mois, votre banque a reçu 3 950 €. Rien n’a disparu, mais l’écart est réparti sur des dizaines de mouvements : un versement de Shopify Payments, Stripe ou PayPal regroupe plusieurs jours de ventes, moins les frais, les remboursements et les litiges, et il arrive avec quelques jours de décalage.
Le rapprochement consiste à retrouver, pour chaque virement reçu, les ventes et les retenues qui le composent. C’est indispensable pour votre comptabilité (le chiffre d’affaires doit correspondre aux encaissements), et c’est le seul moyen de repérer un paiement manquant ou une commande jamais encaissée.
Ce que contient un versement
- Les ventes encaissées : le montant payé par chaque client, TVA comprise.
- Les frais : la commission du prestataire sur chaque paiement, retenue avant le virement.
- Les remboursements : l’argent rendu aux clients, déduit des ventes suivantes.
- Les litiges (rétrofacturations) : le montant contesté par le client auprès de sa banque, souvent accompagné de frais de litige. Il est rendu si vous gagnez le litige.
- Les ajustements : réserves, corrections ou conversions de devises, selon le prestataire.
Versement = Ventes − Remboursements − Litiges − Frais ± Ajustements
Exemple : un versement Shopify Payments de 179,24 €
Votre banque reçoit 179,24 € de Shopify. L’export des transactions de ce versement montre :
| Mouvement | Commande | Montant |
|---|---|---|
| Vente | #1042 | 59,80 € |
| Vente | #1043 | 34,80 € |
| Vente | #1045 | 119,00 € |
| Remboursement | #1038 | − 29,90 € |
| Frais sur les 3 ventes | − 4,46 € | |
| Versement reçu | 179,24 € |
213,60 € de ventes − 29,90 € de remboursement − 4,46 € de frais = 179,24 €. Le versement est rapproché : chaque euro reçu est expliqué par une commande. Notez que le remboursement concerne une commande plus ancienne : c’est normal, et c’est pour cela qu’il faut rapprocher versement par versement, pas mois par mois.
Les exports à télécharger
- Shopify (les ventes) : Commandes › Exporter › Toutes les commandes, en CSV. C’est la référence de ce qui a été vendu.
- Shopify Payments : Paramètres › Paiements › Voir les versements, puis exporter les transactions. Chaque ligne indique la commande, le montant, les frais et le versement auquel elle appartient : c’est l’export le plus simple à rapprocher.
- Stripe : Rapports › Rapprochement des virements, export détaillé en CSV. Chaque mouvement porte l’identifiant du virement.
- PayPal : Activité › Relevés › Télécharger l’activité, en CSV. PayPal n’a pas d’identifiant de versement : on regroupe les mouvements entre deux retraits vers votre banque.
Exportez la même période partout, en ajoutant quelques jours de marge à la fin : une vente du 31 est souvent versée début du mois suivant.
La méthode de rapprochement, étape par étape
- Associer chaque paiement à sa commande. Par le numéro de commande quand le prestataire l’indique (Shopify Payments, souvent Stripe), sinon par la référence de paiement, et en dernier recours par le montant exact et la date (à quelques jours près).
- Ne jamais deviner en cas de doute. Si deux commandes ont le même montant le même jour, il vaut mieux signaler l’ambiguïté que choisir au hasard.
- Regrouper les mouvements par versement et vérifier que leur somme nette égale le virement reçu sur la banque.
- Lister ce qui reste : les commandes sans paiement trouvé, et les paiements sans commande.
- Conserver les frais réels par commande : ce sont eux, et non une estimation, qui doivent entrer dans le calcul de votre marge nette par produit.
Les écarts les plus courants et quoi en faire
- Commande payée par virement bancaire, chèque ou espèces : elle ne passe par aucun prestataire. Vérifiez qu’elle apparaît sur votre relevé bancaire.
- Commande payée avec un prestataire dont l’export manque : ajoutez l’export, l’écart disparaît.
- Paiement qui mentionne une commande absente de l’export : la commande est hors de la période exportée, ou vient d’une autre boutique.
- Paiement sans aucune commande : un paiement reçu hors boutique (un remboursement entre particuliers sur PayPal, par exemple). En comptabilité, il se place en compte d’attente jusqu’à ce qu’il soit identifié.
- Versement dont le total ne tombe pas juste : il manque des frais ou des ajustements dans l’export. Retéléchargez l’export détaillé du prestataire sur la bonne période.
Rapprocher automatiquement
Le test gratuit de Lucralba applique cette méthode à vos exports Shopify, Shopify Payments, Stripe et PayPal (relevés français ou anglais). Il associe chaque paiement à sa commande sans jamais deviner, recompose chaque versement, explique chaque écart en clair et prépare les écritures comptables au format FEC.